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公文品質-賞古論今

應用文書在人際間的溝通往來扮演著重要的角色,尤其在公共事務的處理更需使用「公文」來幫助我們達成處理事務的效力, 本局溯其沿革「臺灣省公路局」成立於民國35年8月1日,民國38年續接管「臺灣省公共工程局」所掌全臺公路工程業務, 自此公路局之業務範圍包括公路工程、公路運輸、公路監理三大類別,與其他機關間之業務往來自是藉由公文文書傳達,透過本局幾則歷史公文檔案來略探前人文書風華。

民國37年2月25日之「簽呈」,事涉統計業務,強調統計業務報告為顯示公路行政業務管理之成績且為管理上之必要工具……等等, 不得不讚嘆前人書法功力之高深,字跡之美麗,惟若干文字則為草書較難辨識,辛苦了承辦人及需閱讀該公文之人員。

而其不同處則不若現今之「簽辦單」分為主旨、說明、擬辦三段加以敘述,公文語詞如「俯賜」、「鑒核示遵」等非常恭敬又帶八股之用語,在推動白話文且要求淺顯易懂之現代則略顯格格不入,文末有關「謹呈」之用語目前也僅限對總統簽陳公文時所使用。

民國37年2月20日之公函,主要論述業務統計報告應按期填送,不得延誤,其中已可見「主旨事由」段,惟其內容缺乏標點符號加以斷句,字跡也較工整,閱讀很容易上手。

30年代之辭職函可見其筆觸抒發真實情感,用詞亦典雅,足堪後人參考,足證明公務人員承辦公文需具一定書寫能力,但其內容亦缺乏標點符號加以斷句。

整體而言,民國初期對公文繕寫十分講究,一般皆以毛筆蘸墨汁繕寫,繕寫時上行文要用正楷,平行文可用行書,下行文除性質重要的令文及佈告仍用正楷外,其餘略帶行書。不論正楷、行書,都要求字體整齊工整。

經過時間之更迭,文書及檔案管理已然進入電子時代,毛筆書寫已被電腦鍵盤取代,相關寫作格式及處理原則也都遵循行政院頒「文書處理手冊」及研考會所頒訂「文書流程管理作業規範」,但不變的是每一時代之公文寫作皆不脫離「辨文類、曉用途」、「明結構、知取捨」、「序倫常、熟術語」、「謹稱人、記抬頭」、「慎自稱、詳側書」及「遵用字、究意涵」之6大原則。(秘書室許雅慧)



  • 檔號

    0037/656/1/1/003(併案)

  • 檔案日期

    民國37年2月20日

  • 案由

    民國37年簽呈給本局局長及副局長有關統計之建言。

  • 說明

    有關單位各就其業務性質與範圍內,分別設立登記冊,整理表,指示兼辦人員,辦理登記整理工作,每處並指定一人專責辦理查報彙集工作,按照規定程序,切實辦理。

  • 檔號

    0035/711/47/101/001

  • 檔案日期

    民國35年11月4日

  • 案由

    代理專員于貫一年力衰弱懇請辭職由。

  • 說明

    台灣省行政長官公署交通處公路局同仁于代理專員貫一因年力衰弱懼難勝任於職務懇辭之報告。